ระบบจองทัวร์ออนไลน์และคลาสกลุ่มผ่าน LINE: จัดการรอบ ที่ว่าง และทรัพยากร

รอบออกเรือ เดย์ทริป รถตู้เที่ยวหนึ่งวัน หรือคลาสโยคะ ไม่ใช่นัดส่วนตัวหลายรายการที่บังเอิญเริ่มเวลาเดียวกัน แต่เป็นหนึ่งรอบที่มีวันเวลาแน่นอน มีจำนวนผู้เข้าร่วมจำกัด มีลูกค้าหลายกลุ่ม และต้องใช้ทีมกับทรัพยากรจริง เช่น เรือ รถตู้ ครู หรือสตูดิโอ ระบบจองทัวร์ออนไลน์ของ WelaOS เชื่อมการจองกลุ่มผ่าน LINE เข้ากับจำนวนที่ว่าง รายชื่อผู้จอง การยืนยันพนักงานและ Resource รวมถึงการชำระเงินแยกตามกลุ่มผู้จองใน POS

ธุรกิจทัวร์และคลาสต้องเช็กความจุสองแบบ

ลองนึกถึง Andaman Day Trips ผู้ประกอบการตัวอย่างที่ขาย Sunset Boat Tour รอบวันอังคารรองรับผู้เข้าร่วมได้สิบคน แต่บริษัทมีเรือที่เหมาะกับรอบนี้เพียงหนึ่งลำ ตัวเลขสองตัวนี้ตอบคนละคำถาม

• จำนวนผู้เข้าร่วม บอกว่าลูกค้ายังจองเพิ่มในรอบนี้ได้อีกกี่คน
• ความจุของทรัพยากร บอกว่าทรัพยากรภายในหนึ่งรายการรับงานที่เวลาซ้อนกันได้กี่รอบ

ในตัวอย่าง Group service มีที่ว่างสำหรับผู้เข้าร่วมสิบคน ส่วน Resource ชื่อ Boat Manao มีค่าความจุการใช้งานพร้อมกัน (concurrent-use capacity) เท่ากับหนึ่ง ไม่ได้หมายความว่าเรือรับผู้โดยสารได้หนึ่งคน แต่หมายความว่าทีมไม่สามารถล็อกเรือลำเดียวให้สองรอบที่เวลาเหลื่อมกันได้

1. ลูกค้าจองจำนวนคนในรอบที่กำหนดผ่าน LINE

Group service ใช้ได้กับประเภทธุรกิจที่ขายคลาส ทัวร์ ทริป หรือการสอนเป็นรอบ รวมถึง Tour / travel และ Fitness / yoga ทีมสร้าง Sunset Boat Tour เป็น Group service กำหนดราคาต่อคน ระยะเวลา รูปแบบรอบที่รองรับ จำนวนผู้เข้าร่วมสูงสุด และกลุ่มพนักงานกับ Resource ที่มีสิทธิ์รับงาน

เมื่อนิรันดร์ถามจองสองคน AI ที่เปิดใช้สามารถเข้าใจชื่อบริการและความตั้งใจจองได้ แต่ข้อมูลบริการ ราคา และเวลาว่างยังมาจาก Catalog กับ Bookings ปัจจุบัน จากนั้นขั้นตอนจองกลุ่มที่กำหนดชัดเจนจะแสดงรอบถัดไปพร้อมจำนวนที่ยังว่าง

‹Andaman Day Trips⋮

1. ลูกค้า
   Sunset Boat Tour วันอังคารที่ 1 กันยายน เวลา 15:00 น. ยังว่างไหมครับ
2. WelaOS
   ยังว่างค่ะ รอบวันอังคารที่ 1 กันยายน เวลา 15:00 น. ราคา ฿1,500 ต่อคน ต้องการจองกี่ที่คะ
3. ลูกค้า
   จอง 2 ที่ครับ สำหรับผมกับผู้ร่วมทริปอีกหนึ่งคน
4. WelaOS
   จอง 2 ที่เรียบร้อยค่ะ ยอดรวมกลุ่ม ฿3,000 หลังการจองนี้ รอบดังกล่าวเหลือ 3 จาก 10 ที่

＋ข้อความ➤

Booking หนึ่งรายการแทนกลุ่มผู้ซื้อของนิรันดร์ โดยมีจำนวนผู้เข้าร่วมเท่ากับสอง ราคา ฿1,500 ต่อคนจึงบันทึกยอดรวม ฿3,000 เมื่อจองสองที่แล้ว รอบนี้เปลี่ยนจากมีผู้จองห้าคนเป็นเจ็ดคนจากทั้งหมดสิบที่

การตรวจจำนวนที่ว่างทำภายในธุรกรรม หากลูกค้าสองคนพยายามจองที่ว่างสุดท้ายพร้อมกัน WelaOS จะล็อกและตรวจรอบอีกครั้งก่อนสร้าง Booking คำขอที่เกินจำนวนคงเหลือจะถูกปฏิเสธ แทนการขายเกินจำนวนที่รองรับ

2. แต่ละทัวร์หรือคลาสสร้างรอบวันที่ของตัวเอง

ผู้ประกอบการไม่จำเป็นต้องสร้างแต่ละรอบใหม่ด้วยมือทุกครั้ง ประสบการณ์หรือคลาสที่ขายแต่ละรายการเป็น Group service ของตัวเอง พร้อมรูปแบบรอบที่รองรับหนึ่งชุด กิจกรรมครั้งเดียวกำหนดได้หนึ่งวัน ส่วนบริการประจำตั้งเป็นรายสัปดาห์หรือทุกสองสัปดาห์ในวันทำการที่เลือก ระหว่างวันเริ่มต้นและวันสิ้นสุดที่กำหนดได้

เมื่อบันทึกบริการ ระบบจะสร้างหรือปรับรอบในอนาคตให้ตรงกับตาราง Bookings ลูกค้าที่เลือก Sunset Boat Tour เห็นรอบออกเรือที่กำลังจะมาถึง ส่วนลูกค้าโยคะเห็นรอบ Morning Flow Yoga ระบบไม่ให้ลูกค้าเลือกเวลาส่วนตัวแบบอิสระที่ซ้อนกับคนอื่นในคลาสเดียวกัน

ในปฏิทิน หนึ่งรอบแสดงเป็นหนึ่งบล็อกพร้อมตัวเลขจองแล้วเทียบกับความจุ การมีสิบที่ไม่ได้สร้างการ์ดปฏิทินซ้อนกันสิบใบ เมื่อเปิดบล็อก ทีมจะเห็นรายชื่อกลุ่มผู้จองของรอบนั้น

3. รายชื่อรอบติดตามกลุ่มผู้จอง ไม่ใช่รายชื่อผู้โดยสารที่ระบบสร้างขึ้นเอง

รายชื่อรอบวันอังคารอาจมีนิรันดร์ 2 คน มะลิ 3 คน และสมชาย 2 คน รวมเจ็ดที่จากกลุ่มผู้ซื้อสามกลุ่ม ทีมสามารถเพิ่มกลุ่มจากรอบ เพิ่มหรือลดจำนวนคนภายในจำนวนที่ยังว่าง ลบกลุ่ม หรือย้ายทั้งกลุ่มไปอีกรอบของบริการเดียวกันเมื่อรอบปลายทางมีที่พอ

เมื่อลดหรือลบกลุ่ม จำนวนที่ว่างจะกลับมาทันทีเพื่อขายต่อได้ การย้ายทั้งรอบจะย้าย Booking ที่ยังใช้งานทั้งหมดไปด้วย ส่วนการย้ายกลุ่มเดียวจากรายชื่อจะเปลี่ยนเฉพาะ Booking ของลูกค้ากลุ่มนั้น

ขอบเขตนี้สำคัญ รายชื่อปัจจุบันบันทึกลูกค้าผู้ซื้อหลักและจำนวนคนในกลุ่ม ไม่ใช่รายชื่อผู้โดยสารรายบุคคล (passenger manifest) ที่มีชื่อ หนังสือเดินทาง แบบฟอร์มยินยอม และหมายเลขที่นั่งของผู้ร่วมทริปทุกคน หากผู้ประกอบการมีหน้าที่ต้องเก็บข้อมูลรายบุคคลตามกระบวนการของตน จำนวนคนใน Booking ไม่ได้แทนขั้นตอนนั้น

4. ทีมล็อกโฮสต์และเรือ รถตู้ หรือสตูดิโอก่อนยืนยันรอบ

จำนวนที่ลูกค้าเห็นบอกว่ายังขายที่เพิ่มได้หรือไม่ แต่ฝ่ายปฏิบัติการยังต้องรู้ว่าทีมสามารถจัดรอบได้จริง Catalog Resources ใช้แทนห้อง อุปกรณ์ ยานพาหนะ สตูดิโอ เรือ และข้อจำกัดที่ใช้ร่วมกัน บริการกำหนดกลุ่มพนักงานและ Resource ที่มีสิทธิ์ ส่วนรอบวันที่เป็นจุดที่ทีมเลือกและล็อกคนกับทรัพยากรที่จะใช้งานจริง

สำหรับ Sunset Boat Tour วันอังคาร ทีมเลือก Nicha, Tour Host และ Boat Manao แล้วจึงยืนยันรอบ WelaOS ตรวจตารางงาน วันลา ความขัดแย้งกับ Booking หรือรอบอื่น และค่าความจุการใช้งานพร้อมกันของ Resource ที่เลือก หาก Boat Manao ถูกใช้เต็มความจุในช่วงเวลาเดียวกับงานเช่าเหมาลำ ระบบจะไม่ให้ยืนยันจนกว่าทีมแก้การจัดสรร ลูกค้าไม่ได้เห็นหรือต้องเลือกทรัพยากรภายในนี้

เมื่อยืนยันรอบแล้ว Booking ของผู้เข้าร่วมที่ยังใช้งานจะได้รับการยืนยัน และเส้นทางแจ้งเตือนการจองร่วมจะส่งข้อมูลไปยังลูกค้าหลักของแต่ละกลุ่ม ลูกค้าที่จองเข้ารอบที่ยืนยันแล้วภายหลังจะได้รับสถานะยืนยันเช่นกัน หากจำนวนที่ว่างยังเพียงพอ

5. POS ปิดรายการของกลุ่มผู้จองทีละกลุ่ม

หลังจบทัวร์ พนักงานเปิด POS และเลือก Booking ของนิรันดร์ที่พร้อมชำระ Current sale แสดง Sunset Boat Tour จำนวนสองในราคา ฿1,500 ต่อคน ยอดรวม ฿3,000 พนักงานตรวจรายการ รับชำระด้วยวิธีที่รองรับ และดำเนินการขายให้เสร็จ ระบบปิด Booking นั้นผ่านขั้นตอน POS ปกติและเก็บใบเสร็จให้เปิดดูได้

หนึ่งรอบมีลูกค้าได้หลายกลุ่ม แต่ไม่ใช่ลูกค้ารายเดียว Booking สามคนของมะลิและ Booking สองคนของสมชายจึงเป็นการชำระเงินของลูกค้าแยกกัน WelaOS ไม่รวมรายชื่อทั้งรอบเป็นยอด POS เดียว ทำให้ประวัติลูกค้า การชำระเงิน และใบเสร็จยังระบุผู้ซื้อได้ชัดเจน

ตัวอย่างนี้ไม่ได้ใช้เงินมัดจำ จึงเก็บยอดเต็มใน POS ธุรกิจสามารถเลือกกฎมัดจำหรือชำระเต็มตอนจองที่ระบบรองรับสำหรับบริการนั้นได้ การคืนเงิน การชำระกับผู้จัดหา หรือการเก็บเงินแบบกลุ่มเฉพาะธุรกิจทัวร์เป็นกระบวนการแยก และไม่ได้รวมอยู่ในตัวอย่างนี้

รูปแบบเดียวกันใช้กับระบบจองคลาสโยคะได้

สตูดิโอโยคะใช้โมเดลเดียวกันได้โดยไม่ทำให้คลาสกลายเป็นนัดส่วนตัว Morning Flow Yoga เป็น Group service รอบวันจันทร์ พุธ และศุกร์มีความจุแยกกันรอบละสิบสี่คน ลูกค้าใน LINE เลือกวันที่และจำนวนคน ทีมเห็นหนึ่งบล็อกคลาสกับรายชื่อกลุ่มผู้จอง แล้วล็อกครูผู้สอนและ Studio A ก่อนยืนยันรอบ

สตูดิโอยังคงแยกคำถามสองข้อ จำนวนผู้เข้าร่วมสิบสี่ที่คือสิ่งที่ขายได้ ส่วน Studio A ที่มีค่าความจุการใช้งานพร้อมกันเท่ากับหนึ่งไม่สามารถรับคลาสอื่นที่เวลาซ้อนกัน หลังจบคลาส POS ปิด Booking ของลูกค้าแต่ละกลุ่มแยกกัน

เริ่มจากหนึ่งรอบจริงก่อนนำเข้าตารางทั้งหมด

การตั้งค่าที่ใช้งานได้จริงควรเริ่มจากข้อเท็จจริงของงาน ไม่ใช่รายการบริการที่ยาวที่สุด

• สร้าง Group service แยกสำหรับแต่ละทัวร์ กิจกรรม หรือคลาสที่ลูกค้าเลือกซื้อได้จริง
• กำหนดราคาต่อคน ระยะเวลา รูปแบบรอบที่รองรับ และจำนวนผู้เข้าร่วมตามความเป็นจริง
• เลือกเฉพาะพนักงานและ Resources ที่ทำบริการนั้นได้ และใช้ค่าความจุของ Resource เป็นจำนวนงานพร้อมกัน ไม่ใช่จำนวนผู้โดยสาร
• ตัดสินใจว่าจะให้ Booking รอจนทีมยืนยันรอบหรือไม่ และตั้งกฎการชำระเงินตอนจองอย่างตั้งใจ
• พิจารณาว่าข้อมูลผู้ซื้อหลักกับจำนวนคนเพียงพอต่อการทำงานหรือจำเป็นต้องมีขั้นตอนรายชื่อผู้โดยสารรายบุคคลแยกต่างหาก
• ตกลงให้ฝ่ายต้อนรับปิด Booking ของกลุ่มผู้ซื้อหนึ่งกลุ่มต่อหนึ่งรายการขายใน POS

เริ่มทดสอบด้วยหนึ่งรอบ ลูกค้าจองสองที่ผ่าน LINE ตัวเลขในรายชื่อเพิ่ม ทีมล็อกทรัพยากรจริง ลูกค้าได้รับการยืนยัน และกลุ่มนั้นเข้าสู่ POS หลังจบทริป เมื่อการส่งต่อครบจึงเพิ่มบริการถัดไปพร้อมวันเวลาและทรัพยากรของตัวเอง

ระบบจองทัวร์แบบกลุ่มควรทำให้รอบเดินทางชัดขึ้น

สำหรับผู้ประกอบการไทยที่เปรียบเทียบระบบจองทัวร์ออนไลน์ ระบบจัดการทัวร์ หรือโปรแกรมบริษัททัวร์ เวิร์กโฟลว์ที่แข็งแรงไม่ใช่ปฏิทินที่มีการ์ดมากที่สุด แต่เป็นระบบที่ลูกค้าเห็นรอบและจำนวนที่ว่างถูกต้อง ฝ่ายปฏิบัติการเห็นกลุ่มผู้จองกับความขัดแย้งของเรือ รถตู้ หรือสตูดิโอ และฝ่ายการเงินปิด Booking ของลูกค้าแต่ละกลุ่มได้ตรงรายการ

ดู เส้นทางลูกค้าของ WelaOS เพื่อเข้าใจว่าการสอบถาม การจอง และการชำระเงินเชื่อมกันอย่างไร หรือ ดูกรณีใช้งานสำหรับธุรกิจบริการอื่น ๆ และ เปรียบเทียบแพ็กเกจ WelaOS